Sekretariat / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Wer wir sind

J.D. Fachplanung TGA Elektrotechnik ist ein wachsendes Fachplanungsunternehmen mit Schwerpunkt auf der Planung, Koordination und Umsetzung elektrotechnischer Anlagen innerhalb der Technischen Gebäudeausrüstung.

Unser Leistungsspektrum reicht von der Fachplanung Elektrotechnik gemäß HOAI über Projekt- und Planungsmanagement, Ausschreibung und Vergabe sowie Bauüberwachung bis zur BIM-Koordination. Wir bearbeiten anspruchsvolle Industrie-, Gewerbe-, Infrastruktur- und Rechenzentrumsprojekte.

Was dich erwartet

In dieser zentralen Vertrauensposition organisierst du den Büroalltag, koordinierst Informationen und unterstützt die Geschäftsleitung bei administrativen, kaufmännischen und projektbezogenen Aufgaben. Du arbeitest vorausschauend, behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und stellst sicher, dass Termine, Dokumente und offene Vorgänge zuverlässig nachverfolgt werden.

Deine Aufgaben

• Du organisierst den Büroalltag und unterstützt die Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Besprechungen, Wiedervorlagen und Fristen und behältst offene Punkte zuverlässig im Blick.
• Du bereitest interne und externe Meetings vor und nach, erstellst Protokolle und pflegst Aufgabenlisten.
• Du bearbeitest die telefonische und schriftliche Korrespondenz professionell in deutscher Sprache; englische Kommunikation übernimmst du entsprechend deinem Kenntnisstand.
• Du erstellst, formatierst und pflegst Angebote, Anschreiben, Präsentationen, Protokolle, Bescheinigungen und Projektunterlagen.
• Du unterstützt bei Ausschreibungen und Teilnahmeanträgen, pflegst Kunden-, Bewerber- und Projektdaten und strukturierst die digitale Ablage.
• Du unterstützt bei Rechnungen und offenen kaufmännischen Vorgängen sowie bei Bewerberkommunikation, Onboarding, Geschäftsreisen und der Beschaffung von Büro- und IT-Ausstattung.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz, im Office Management oder in der Projektadministration mit.
• Microsoft 365 – insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams – setzt du sicher ein.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und einen professionellen schriftlichen Ausdruck; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du hast ein gutes Grundverständnis für Angebote, Rechnungen, Bestellungen und projektbezogene Dokumentation.
• Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und vorausschauend und gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit diskret um.

Darauf kannst du dich freuen

• Eine zentrale Vertrauensposition mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung.
• Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau professioneller Büro- und Verwaltungsstrukturen.
• Kurze Entscheidungswege, flexible Arbeitszeiten und eine offene, direkte Zusammenarbeit.
• Nach der Einarbeitung anteilig mobiles Arbeiten nach Abstimmung.
• Ein moderner, digital ausgerichteter Arbeitsplatz mit leistungsgerechter Vergütung und langfristiger Perspektive.